Tercerización de los Oficiales de Cumplimiento, ¿es posible?

Para dar respuesta a una pregunta de este tipo, es necesario plantear el concepto del rol del Oficial de Cumplimiento en la implementación del Sagrilaft, es decir, del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

¿Qué dice la Superintendencia de Sociedades sobre el Oficial de Cumplimiento?

De acuerdo con el capítulo X de la Circular Básica Jurídica se define como el “[Empleado de la Empresa Obligada que está encargado de promover y desarrollar los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT y cuyo perfil se describe en el subliteral (...) el oficial de cumplimiento debe estar vinculado laboralmente con la Empresa Obligada y cumplir con el perfil y obligaciones básicas que se describen en el capítulo X de la Circular Básica Jurídica”.

¿Se puede contratar a un tercero para cumplir el rol de Oficial de Cumplimiento?

El Sagrilaft permite que este rol sí sea cumplido por un tercero, que puede proveer este servicio, siendo una persona natural vinculada a una persona jurídica, según lo explicó la propia Superintendencia de Sociedades en el oficio 220-028195 del 18 de marzo de 2021.

“Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 (Debida Diligencia) de este Capítulo X”, indica el concepto emitido por la Supersociedades.

Pero no solo hace esta claridad, el hecho de que sea un tercero no lo desliga de cumplir con las responsabilidades y directrices de la Superintendencia de Sociedades, aclara la entidad. Administrativamente, el incumplimiento de sus funciones podrá acarrear sanciones, conforme se dispone en el numeral 8 del Capítulo X de la mencionada circular.

Es así como  el Oficial de Cumplimiento debe velar por el cumplimiento efectivo y eficiente del sistema, además de que ha participado en su diseño e implementación, pero no recae solo en él la denominada responsabilidad civil, administrativa y penal derivada de la insuficiencia del Sagrilaft.

¿Qué sucede cuando la implementación del Sagrilaft es ineficiente?

En este punto, la Supersociedades aclara que cuando el Sagrilaft sea implementado de manera ineficiente y se llegue a la materialización de los riesgos que bajo un sistema eficiente hubieren sido prevenibles, la responsabilidad cobija a la totalidad de sujetos y órganos a quienes corresponde el actuar mancomunado para blindar la empresa, como lo son, además del oficial de cumplimiento, el máximo órgano social como de la Junta Directiva, del Representante Legal, y los demás empleados que la empresa involucre en su diseño de dicho sistema.

Ahora bien, la entidad fue enfática en que independientemente que la vinculación de un Oficial de Cumplimiento con la Empresa Obligada derive de un contrato laboral o de uno civil, su función primordial es la de actuar como gestor de riesgo, ya que el enfoque de su trabajo está basado en la prevención del mismo, debiéndose adelantar a las situaciones que puedan constituirse como canales de facilitación para el LA/FT/FPADM, con el fin de prevenirlas o en su defecto neutralizarlas.