¿Qué es el ROS y el AROS, cuándo lo debemos hacer y cómo se realiza?

Para hablar de este tema, primero es necesario tener en cuenta el rol de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), que es una unidad administrativa especial encargada de detectar, a través de inteligencia económica y financiera, prácticas asociadas con el lavado de activos, financiación del terrorismo y las conductas relacionadas con la defraudación en materia aduanera.

Por eso, ante ella, las empresas obligadas a cumplir con el Sagrilaft* deben hacer dos reportes: 

1. El reporte de operación sospechosa (ROS) 

2. Ausencia de reporte de operación sospechosa (AROS)

Pero, ¿cómo se cumple con el ROS y el AROS? 

El ROS es cuando encontramos algún tipo de operación inusual pero esta no es adecuadamente soportada, o simplemente, no es soportada al oficial de cumplimiento o a las personas que están acompañando al oficial de cumplimiento en el proceso de evaluación, por lo que definitivamente es considerada como una operación sospechosa y debe reportarse.

A su vez, la ausencia del ROS también se debe reportar. El AROS se refiere precisamente al reporte de ausencia de estas operaciones y se debe realizar trimestralmente.

¿Qué son las operaciones sospechosas intentadas?

Cabe recordar que hay operaciones sospechosas realizadas y no realizadas, que para este último caso se les denomina "intentadas".   

De acuerdo con la normativa, una operación intentada "se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto intenta llevarla a cabo y desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos no permitieron realizarla".

Este concepto cabe a lugar porque en caso de identificar una operación intentada, se deberá reportar como una operación sospechosa, sea la persona cliente o no de la entidad. 

"En este caso, quien está al frente de la operación, es decir, la persona operativa o comercial se la reporta al Oficial de Cumplimiento o al área de cumplimiento, para que con ese detalle ellos lo puedan reportar", explicó al respecto Carlos Lancheros, experto en cumplimiento y nuestro invitado en la transmisión en vivo que hizo Tusdatos.co para “Los esenciales del Sagrilaft”. 

Tal vez una duda frecuente puede ser qué ocurre cuando la empresa no tiene operaciones sospechosas. Aquí una claridad importante es que así no se presenten operaciones sospechosas, se debe hacer un reporte. 

Al respecto, la norma menciona que "en caso de que transcurra un trimestres sin que la empresa Obligada realice un ROS, el Oficial de Cumplimiento, dentro de los 10 días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre, deberá presentar una Ausencia de ROS a través del SIREL (Sistema de Reporte en Línea)”. 

¿Cuándo se deben presentar los reportes?

Son cuatro reportes: el 10 de abril, el 10 de julio, 10 de octubre y el 10 de enero, reportes que hacen parte del informe que debe entregar el oficial de cumplimiento ante el máximo órgano social, como la Junta Directiva.

*El Sagrilaft está definido como el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM (Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva) establecido en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica. Cumplirlo es obligatorio para las empresas pertenecientes a los sectores establecidos en dicha circular, pero también se aclara que de ser una empresa pequeña, se debe cumplir con el régimen de medidas mínimas. Conoce más haciendo clic aquí.