Tu expediente de debida diligencia, construido y verificado en un solo lugar
Recopila datos, valida la vigencia de los documentos y consulta antecedentes de tus contrapartes automáticamente. Sin cadenas de correos, archivos adjuntos ni carpetas dispersas.
Confían en nosotros
.png)
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
El expediente existe. Está repartido en cinco lugares o más
Los correos cruzados para pedir documentos. La carpeta compartida donde alguien los guardó sin avisar. La hoja de cálculo para hacer seguimiento manual. Las consultas repetitivas una a una. Y el certificado de Cámara de Comercio que se venció hace dos meses en total anonimato. Cuando la supervisión exige la evidencia, el trabajo del equipo deja de ser presentarla y se convierte en un agotador proceso de reconstrucción.
El flujo operativo en tres pasos
Hoy vincular a una contraparte toma días o semanas: solicitas documentos por correo, insistes hasta que los envíen, revisas los PDF a mano, corres las consultas una a una y armas el expediente en carpetas y hojas de cálculo. Estos tres pasos reemplazan ese trabajo:
1 · Diseñas la solicitud
Define los requerimientos según el perfil de tu contraparte sin depender de formularios rígidos.
- Reglas de vigencia automática: Exige documentos con tiempos de caducidad precisos (ej. RUT no mayor a 90 días, Cámara de Comercio menor a 30 días) para que el sistema rechace expedientes desactualizados antes de que entren a tu flujo.
- Envíos masivos y transparentes: Lanza invitaciones individuales o a cientos de proveedores al tiempo. El sistema calcula y te muestra el costo exacto en pantalla antes de confirmar cada envío.
2 · Tu contraparte completa los datos
Le facilitas el proceso a tus proveedores o contratistas para que respondan en minutos, no en días.
- Acceso directo y seguro: Ingresan desde cualquier celular o computador mediante un enlace cifrado, identificando la marca de tu empresa y validando su identidad con un código de verificación de un solo uso (OTP).
- Lectura Inteligente (OCR) y firma: Al adjuntar los documentos, el sistema extrae y autocompleta la información del formulario automáticamente. El representante legal firma electrónicamente en el mismo flujo.
3 · Decides con evidencia
Transforma la verificación manual en un reporte automático e inalterable para mitigar riesgos operativos y legales.
- Cruce automático en listas y antecedentes: Se ejecutan consultas instantáneas en listas restrictivas, antecedentes judiciales y de cumplimiento sobre la empresa y cada una de sus partes relacionadas.
- Trazabilidad auditale: Recibes un expediente digital consolidado con un número de radicado único (VNC-2026-08-XXXXXX) que sirve como prueba ante cualquier auditoría o entidad de control.
La experiencia de tu contraparte: sin registros ni fricción
La velocidad de tu debida diligencia depende directamente de qué tan fácil sea responderte. Tusdatos elimina las barreras tradicionales de registro: tu contraparte recibe un enlace seguro, reconoce la imagen de tu empresa para su tranquilidad y completa la información solicitada en minutos, no en horas.
1. Un enlace, no un registro
Le llega un acceso directo y seguro por correo o mensaje. Lo abre desde su celular o computador sin necesidad de instalar aplicaciones, crear cuentas ni recordar contraseñas olvidadas. Entre más simple es el acceso, más rápido obtienes los documentos.
2. Tu marca, no la nuestra
La pantalla de respuesta lleva la identidad visual, logo y colores de tu organización. Tu contraparte siente la confianza de estar interactuando directamente contigo; Tusdatos opera en segundo plano como el motor tecnológico invisible.
3. Cero digitación manual
Autentica su contacto mediante un código de verificación único (OTP) de un solo uso. Al adjuntar archivos como el RUT o el certificado de Cámara de Comercio, el sistema los lee automáticamente mediante OCR y autocompleta el formulario, evitando errores humanos y reprocesos.
Soporte probatorio listo para cualquier auditoría
Un expediente digital completo, con trazabilidad punta a punta e historial inalterable. Olvídate de armar carpetas a mano, buscar correos traspapelados o perseguir evidencias a última hora.
1. Un número de radicado único
Cada proceso de vinculación genera un identificador único e irrepetible (formato VNC-2026-08-XXXXXX). Es la llave de acceso directa al expediente completo y el único número que necesitas enseñarle al auditor para demostrar cumplimiento inmediato.
2. Lo firmado, tal como se firmó
Firma electrónica respaldada por la Ley 527 de 1999 (comercio electrónico en Colombia). El sistema registra metadatos clave: quién firmó, fecha, hora exacta, dirección IP y geolocalización, todo vinculado de forma inalterable al contenido exacto del documento aceptado.
3. Autorización de datos personales versionada
Garantiza el cumplimiento estricto de la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data). Conservas el texto exacto del aviso de privacidad y la autorización de tratamiento que aceptó tu contraparte, guardado con su versión específica, fecha de aceptación y huella digital probatoria.
4. Trazabilidad y bitácora auditables
Un registro cronológico detallado de todo el flujo operativo: qué solicitaste, qué entregó la contraparte, cuándo lo subió y qué decisión aprobaste. Una bitácora inalterable y 100% exportable para responder a requerimientos internos o de entes de control.
La diferencia entre pedir documentos y validar y corroborar
Recoger documentos es la parte fácil, y es donde se queda cualquier plataforma genérica de formularios. Lo verdaderamente crítico viene después: comprobar que lo que te entregaron sea auténtico y real.Aquí el proceso corre de punta a punta: cada dato se contrasta contra múltiples frentes sin que tu equipo deba exportar información a otras herramientas. Este motor de consulta es el corazón de nuestra solución; mientras otras plataformas deben comprar o integrar servicios externos, aquí el motor ya está encendido.
1. Lectura y extracción automática
Tu contraparte adjunta sus archivos y la plataforma extrae al instante la información clave del RUT y del certificado de Cámara de Comercio, leyendo directamente el PDF original del emisor. Eliminamos la digitación manual y las transcripciones propensas a error, garantizando además que el documento cumpla exactamente con la vigencia que tú definiste.
2. Verificación nativa en fuentes oficiales
Contrastamos a la empresa y a sus partes relacionadas en más de 300 fuentes en tiempo real: listas restrictivas de riesgo, antecedentes judiciales, registros PEP y boletines de control. Recorremos la composición accionaria y la estructura societaria hasta identificar al beneficiario final, sin quedarnos en la primera capa.
3. Expediente unificado con radicado
Se acabaron los archivos dispersos y las carpetas manuales. Toda la evidencia queda centralizada en un expediente digital 100% auditable bajo un número único de seguimiento. Un solo lugar donde queda registrado qué pediste, qué te entregaron, qué arrojaron las verificaciones y qué decidiste.
¿Listo para dejar de perseguir documentos por correo?
Te mostramos cómo se diseña una solicitud, qué ve tu contraparte en el celular y cómo queda el expediente con su número de radicado.
Construido para respaldar tu obligación regulatoria
No importa bajo qué sistema de gestión de riesgos esté obligada tu organización: tú diseñas el flujo con los datos y documentos que tu ente supervisor exige, y la plataforma arma el expediente completo para demostrárselo. La responsabilidad legal sigue siendo tuya; aquí queda la evidencia irrefutable de cómo la cumpliste.
.png)
Sector real — SAGRILAFT
Ejecuta la debida diligencia intensiva sobre proveedores, contratistas, clientes, accionistas y empleados. El sistema permite la identificación clara del beneficiario final detrás de cada estructura jurídica, tal como lo exige la Superintendencia de Sociedades.
.png)
Sector financiero — SARLAFT
Aprovecha el mismo motor de validación en listas restrictivas y antecedentes que ya utilizas para consultas puntuales, pero integrado de forma nativa en el flujo de vinculación. Evalúa a la empresa y a cada parte relacionada automáticamente sin necesidad de realizar consultas sueltas una por una.
.png){kind=spacer}
Transporte — Resolución 2328 de 2025
Catorce categorías del sector transporte quedaron obligadas a administrar el riesgo de lavado de activos en Colombia. Si tu empresa pertenece a una de ellas, el flujo automatiza desde la recolección documental y la validación de fuentes, hasta la creación del expediente probatorio por cada contraparte.
.png){kind=spacer}
Vigilancia y seguridad privada — PTEE
Conoce a fondo a quienes contratas y cumple con los requerimientos del Programa de Transparencia y Ética Empresarial. Deja un registro inalterable de qué pediste, qué entregó tu contraparte y cuándo lo hizo. Cada expediente queda respaldado por un número de radicado único listo para mostrar a tu auditor.
Tres plantillas para arrancar hoy
No empieces desde una hoja en blanco. Cada plantilla trae predefinidos los datos, los documentos requeridos y el tipo de verificación en listas que ese perfil de contraparte exige en Colombia. Úsalas tal como vienen o tómalas como base para personalizar la tuya en minutos.
Esta plantilla está diseñada para la vinculación rápida de personas jurídicas manteniendo un estricto rigor normativo. Solicita de forma automática la información corporativa, los datos financieros y la identificación del representante legal. Además, exige la carga del RUT, el certificado de Cámara de Comercio, el documento de identidad del representante, los estados financieros y la certificación bancaria. Todo el proceso incluye la verificación inmediata en más de 300 listas restrictivas y de riesgo, junto con la captura digital de la autorización de tratamiento de datos personales conforme a la Ley 1581.
Una opción optimizada para llevar a cabo la debida diligencia de clientes, socios o personas naturales de manera ágil y sin complicaciones. Captura la información personal y financiera requerida junto con las declaraciones normativas correspondientes. Le solicita a tu contraparte adjuntar su documento de identidad por ambas caras y los soportes de ingresos necesarios. El sistema ejecuta al instante las consultas en antecedentes judiciales, listas restrictivas y bases de datos de Personas Expuestas Políticamente (PEP).Datos personales, información financiera y declaraciones, documento de identidad por ambas caras, soporte de ingresos y verificación en listas.
Pensada para simplificar la gestión operativa y garantizar el cumplimiento en contratos de prestación de servicios. Reúne los datos clave del contratista y sus canales de contacto directo, solicitando la carga del RUT, el certificado de Cámara de Comercio o documento de identidad, la planilla de pago de seguridad social y la póliza de cumplimiento. El flujo valida automáticamente el perfil en listas de riesgo y monitorea la vigencia de los documentos para evitar vencimientos desapercibidos.Datos del contratista, RUT, cámara de comercio o documento de identidad, planilla de seguridad social, póliza de cumplimiento y verificación en listas.
Preguntas frecuentes
Las dudas que salen siempre en la primera reunión, respondidas de una vez.
No. Le llega un enlace seguro, lo abre en el celular y lo diligencia. No instala nada, no crea usuario y no tiene que recordar ninguna contraseña. La pantalla que ve lleva la identidad visual de tu empresa, no la de Tusdatos.
Es firma electrónica simple, respaldada por la Ley 527. Queda evidencia de quién firmó, cuándo y desde dónde, atada al contenido exacto que se firmó.
Cada contraparte otorga una autorización explícita de tratamiento de datos bajo la Ley 1581, y se guarda versionado el texto exacto que se le mostró junto con su huella. Si un supervisor pregunta qué autorizó y bajo qué redacción, la respuesta está en el expediente.
Sí. Tenemos operación en Colombia y Ecuador.
Pueden ser personas distintas. Es común que el área administrativa de tu contraparte diligencie los datos y cargue los documentos, y que el representante legal entre solo a confirmar y firmar.
De días o semanas a horas, medido desde la invitación hasta el radicado. Buena parte de ese tiempo es el tercero llenando su formulario, y eso no lo controlamos nosotros.
El RUT y el certificado de Cámara de Comercio: el sistema lee el PDF del emisor y con eso le pre-llena el formulario al tercero, para que no transcriba a mano lo que ya viene en el documento. Los demás soportes, incluido el documento de identidad, se recogen y quedan archivados como evidencia.
No. Vienen tres plantillas de fábrica: proveedor o empresa, persona natural y contratista. Cada una trae ya definidos los datos, los documentos y la verificación en listas que ese tipo de contraparte suele exigir. Puedes usarlas tal cual o partir de ellas para armar el tuyo.
Cada requisito del flujo tiene su propia vigencia, que tú defines: un RUT vale 90 días y un certificado de Cámara de Comercio 30, por ejemplo. Si el tercero sube uno fuera de vigencia, el flujo no lo da por cumplido.
No. Tusdatos es la herramienta con la que ejecutas y documentas tu debida diligencia; el obligado frente al supervisor sigues siendo tú. Lo que cambia es que la evidencia queda ordenada y con radicado, en vez de dispersa en correos y carpetas.