Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): aspectos importantes para este 2026

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

¿Quienes son los Sujetos Obligados al Registro?

Deben inscribir y actualizar sus bases de datos ante la SIC, todos aquellos que traten datos personales en calidad de Responsables bajo el ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012, los cuales son:

• Personas Jurídicas de naturaleza pública.
• Sociedades y Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL) que posean activos totales superiores a 100.000 UVT.

‍¿Qué se debe actualizar y en qué fechas:

Para asegurar la vigencia del registro y la actualización de la información que se haya reportado ante el RNBD , se han establecido las siguientes fechas:

• Reporte Semestral de Reclamos: Corresponde al informe de las quejas presentadas por los titulares de los datos.
  
  • Primer Semestre (correspondiente al segundo semestre de 2025): Fecha límite 20 de febrero de 2026.
  • Segundo Semestre (correspondiente al primer semestre de 2026): Fecha límite 25 de agosto de 2026.
• Actualización Anual: Se debe realizar entre el 2 de enero y el 31 de marzo de 2026 la actualización del registro sobre cambios no-sustanciales.

Cambios NO sustanciales tales como:

• La finalidad de la base de datos registrada.
• Los canales de atención disponibles para el titular.
• La clasificación o tipos de datos personales almacenados.
• Las medidas de seguridad de la información implementadas.
• El encargado del tratamiento.
• La política de tratamiento de la información.
• La ocurrencia de operaciones de transferencia y/o transmisión internacional de base de datos.

• Cambios Sustanciales: Si ocurre una modificación importante, esta debe reportarse dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente a su ocurrencia.
• Las bases de datos nuevas deberán ser registradas dentro de los dos (2) meses siguientes a su creación.
• Los incidentes de seguridad deben reportarse dentro de los siguientes 15 días hábiles al momento en que se detecten.

¿Qué sucede si no estamos obligados al registro?

Es un error común pensar que no tener los activos suficientes exime de la ley. Según lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015, aunque una entidad no esté obligada a "inscribir" las bases de datos en la plataforma de la SIC, debe cumplir rigurosamente con las demás disposiciones de la Ley 1581 de 2012, tales como:

• Contar con políticas de tratamiento de datos y avisos de privacidad vigentes.
• Obtener y conservar la autorización del titular para el uso de sus datos.
• Implementar un programa integral de gestión de datos personales.
• Tener manuales y procedimientos claros para atender consultas y reclamos.
• Garantizar medidas técnicas y administrativas de seguridad de la información.

El incumplimiento en el reporte y la actualización de la información en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) puede acarrear sanciones de la SIC de hasta 2.000 SMMLV. Por esta razón, la gestión preventiva y estructurada de los datos personales es crucial para el cumplimiento normativo y para fortalecer la confianza en la organización.

El Registro Nacional de Bases de Datos, tiene como objetivo fortalecer la transparencia y el control sobre el uso de datos en la empresa (clientes, empleados, proveedores, etc.). Es fundamental comprender que no se registran los datos personales en sí, sino la información general de cada base de datos, incluyendo aspectos clave como sus finalidades, las medidas de seguridad implementadas y las autorizaciones obtenidas.