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¿Qué es el Régimen de Medidas Mínimas?
En la modificación Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017, se agregó el denominado “Régimen de Medidas Mínimas”, cuya razón de ser es establecer un modelo más simple del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sagrilaft).
La Superintendencia de Sociedades busca, con este nuevo régimen, facilitar el cumplimiento de los sistemas de prevención de riesgos, principalmente a las empresas pertenecientes a las APNFD designadas por el GAFI, con medidas igual de eficaces pero menos robustas a las que se exigen a las empresas más grandes.
¿Qué sectores deben cumplir con el Régimen de Medidas Mínimas?
Según lo establecido en la Circular Jurídica, las APNFD que pertenezcan a cualquiera de los siguientes sectores:
- sector de agentes inmobiliarios
- sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas
- sector de servicios jurídicos
- sector de servicios contables
Deben dar cumplimiento al régimen, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para cada sector en el numeral 6 del Capítulo X.
¿Qué se debe cumplir en el Régimen de Medidas Mínimas?
Las Empresas Obligadas deberán tener en cuenta los riesgos relacionados con el lavado de activos, financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, para lo cual deben analizar la materialidad del riesgo, el tipo de negocio, la operación, el tamaño, las Áreas Geográficas y países donde opera y demás características particulares de su actividad, así como el perfil de sus Contrapartes.
La Superintendencia de Sociedades indica que el representante legal de la Empresa Obligada será el encargado y responsable de supervisar y verificar el cumplimiento del Régimen de Medidas Mínimas.
Las Empresas Obligadas deberán adoptar las siguientes medidas mínimas:
- Instruir, a través de su representante legal, a los empleados y asociados sobre los Riesgos LA/FT/FPADM, por lo menos una (1) vez a al año;
- Comunicar y divulgar, a través del representante legal, las medidas mínimas que la Empresa adoptó para prevenir y mitigar los Riesgos LA/FT/FPADM;
- Identificar a la Contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes;
- Identificar al Beneficiario Final de la Contraparte y tomar Medidas Razonables para verificar su identidad;
- Tomar Medidas Razonables para conocer la estructura de propiedad de la Contraparte con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga.
- Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial con la Contraparte;
- Realizar una Debida Diligencia continua de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que sean consistentes con el conocimiento que tiene la Empresa Obligada sobre la Contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos;
- Disponer de registros y documentos de soporte de la ejecución e implementación del Régimen de Medidas Mínimas;
- Reportar ante la UIAF y poner en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, en el evento en que se identifique o verifique cualquier bien, Activo, Producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad incluida en las Listas Vinculantes. Para tal fin, deberá consultar permanentemente las Listas Vinculantes;
- Definir, adoptar y monitorear acciones y herramientas para la detección de Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas, así como el reporte efectivo a la UIAF;
- Registrar al representante legal en el SIREL y responsabilizarlo para que sea el encargado de presentar a la UIAF los ROS y demás reportes señalados en el literal i, anterior; y
- Dar respuesta oportuna a los requerimientos de información emitidos por la Superintendencia de Sociedades, relacionados con la implementación y ejecución de este Régimen de Medidas Mínimas;
¿Cuánto tiempo tienen las Empresas Obligadas para implementar el Régimen de Medidas Mínimas?
Para las empresas que adquieran la calidad de Empresas Obligadas al Sagrilaft o al Régimen de Medidas Mínimas a partir del 31 de diciembre de cualquier año, deberán poner en marcha el Sagrilaft o el Régimen de Medidas Mínimas, respectivamente, a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al que adquirieron la calidad de Empresas Obligadas.
Con el Régimen de Medidas Mínimas, la Superintendencia de Sociedades pretende introducir una cultura de prevención de riesgos en el país.
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