En julio se presentan los Informes 75 y 08

El 13 de septiembre de 2023 la superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa No. 100- 000003 con la que anunció la creación del Informe 75 que integra el Informe 50 y el Informe 52, que eran presentados por las empresas obligadas a contar con un sistema de SAGRILAFT, un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) y un Régimen de Medidas Mínimas (RMM). El Superintendente hizo hincapié en que esa integración tiene como objetivo facilitar el reporte de información de los sistemas de prevención de riesgo de Lavado De Activos y Financiación Del Terrorismo (LA/FT), y Corrupción y Sobornos Transnacional (C/ST). Se espera que con este nuevo informe se optimice la labor de las áreas de cumplimiento y directivas, con el fin de fortalecer el papel de las entidades reguladoras en su tarea de supervisión. A continuación, analizamos los puntos clave de este informe y cómo deben presentarlo las empresas. 

Implementación y funcionamiento en ocho formularios 

El Informe 75 está compuesto por ocho formularios, que contienen la información sobre la implementación y funcionamiento de los sistemas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) de las empresas obligadas a presentarlo, la información de sus PTEE y el Régimen de Medidas Mínimas (RMM). Los formularios que deben adjuntarse en la presentación del Informe son:

1. Información Básica
2. Oficial de Cumplimiento
3. Diseño, aprobación y funcionamiento del sistema
4. Socialización
5. Reporte de Operaciones
6. Actividades u Operaciones
7. Régimen de Medidas Mínimas
8. Canales de Comunicación

Con este informe, SuperSociedades busca fortalecer su rol de supervisor al conocer cómo se comportan las empresas respecto a sus deberes en la prevención de LA/FT. Y recalca que las empresas que antes del informe estaban obligadas a implementar el SAGRILAFT, RMM y un PTEE en Colombia, deben acogerse a la presentación del Informe 75 en los plazos designados por la entidad ya que estos no tendrán prórroga. Además, deben tener en cuenta que la presentación del Informe debe hacerse cada año y de no llevarse a cabo, podrán acarrear multas de hasta doscientos (200) SMMLV. 

Plazos para presentar el Informe 75

El Informe debe presentarse entre el décimo primer día hábil del mes de julio y el vigésimo día hábil del mes de julio dependiendo de los últimos dígitos del NIT (sin dígito de verificación) de la siguiente forma:

También se publicaron los plazos para la presentación del Informe 08 correspondiente al Reporte de Sostenibilidad que quedaron así:

SIRFIN para la presentación del Informe 75 

El módulo STORM ha sido reemplazado por el SIRFIN, por lo cual las empresas obligadas deben cambiar el procedimiento para la presentación. Uno de los aspectos claves de este nuevo Informe es que, para presentarlo, de manera exitosa, es necesario contar con el sistema “SIRFIN” dispuesto por sociedades con el fin de hacer una presentación de la información de forma estructurada y en solo cuatro pasos. Para contar con el programa es necesario tener instalado previamente el JAVA (JDK) Java 11 en el ordenador y descargar el programa en cuatros sencillos pasos:

1. Ingresar desde el navegador a la página principal de la Superintendencia de Sociedades.
2. Buscar la opción “Presentación de Informes Empresariales”. O continua en el paso 4.
3. Ya ubicados en la “Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios”, hacer clic en la opción “Módulo SIRFIN”.
4. En dicho módulo, aparecerán dos enlaces: uno para la “Descargar Aplicativo XBRL Express” y el otro para conocer el manual de instalación. Si no cuentan con JAVA deberán instalar también

Después de instalado el programa, se puede iniciar con la disposición de información en SIRFIN.

El papel de los Oficiales de Cumplimiento 

Según SuperSociedades con este Informe quieren hacer seguimiento del comportamiento empresarial frente a la prevención de Lavado De Activos y Financiación Del Terrorismo. Para frenar, reportar y controlar estos delitos el Oficial de Cumplimiento es el agente principal de estas acciones y por eso debe estar en la elaboración y papeleo de este Informe. Para cumplir con un SAGRILAFT, RMM y PTEE de forma correcta es necesario contar con una persona que supervise, guíe y capacite al equipo sobre estos procedimientos. Además, las empresas deben tener en cuenta que el nombramiento de esta persona debe reflejarse en el Informe 58 para el conocimiento de SuperSociedades. Este documento se debe diligenciar dentro de los quince días hábiles siguientes al respectivo nombramiento o cambio del Oficial de Cumplimiento. 

Tusdatos como aliado

El Oficial de Cumplimiento como líder de la prevención de lavado de activos de la compañía debe contar con una información óptima y completa sobre clientes, proveedores, empleados y cualquier procedimiento que sea considerado de riesgo legal, financiero o reputacional para la empresa. Este agente requiere apoyo en los procesos de debida diligencia, de monitoreo y de reporte. Por eso, Tusdatos se presenta como el aliado ideal para ahorrarle tiempo a esta persona en sus tareas de investigación, gestión y centralización de la información que debe presentar ante las entidades reguladoras.

Además, si las empresas tienen inconvenientes a la hora de gestionar sus programas de cumplimiento o a la hora de asignar un Oficial de Cumplimiento, pueden recurrir al equipo de Cumplimiento de Tusdatos para que los guíe en estos procedimientos y puedan cumplir con los informes obligados en los plazos establecidos por la entidad reguladora.