Cómo reducir riesgos al contratar proveedores

La contratación de proveedores viene de la mano del crecimiento empresarial, por eso su vinculación es tan determinante cómo el éxito empresarial. Trabajar con proveedores debe ser una sinergia que garantice los mejores productos y servicios para el mejor resultado final de la empresa, pero esto no puede verse empañado por estafas o vinculaciones delictivas. Es de conocimiento público que muchas empresas fachada posan como empresas transparentes para introducir productos robados o dineros ilícitos en empresas legales. Por eso en este blog revisaremos cómo hacer una validación de proveedores adecuada y que reduzca los riesgos de contagio, legales o reputacionales. 

Estafa del falso proveedor 

El método del falso proveedor se ha popularizado entre el mundo empresarial no solo en Colombia, sino en otros rincones con economías estables que permiten una gran proliferación de organizaciones y que los métodos de verificación queden en segundo plano. Las empresas en su afán diario obvian a veces acciones de validación tan sencillas como verificar la cuenta a la que se van a hacer los pagos. Es así que ha aparecido con los años el falso proveedor que envía un correo al área contable de la empresa simulando un cobro y actualizando datos bancarios sin tener ninguna relación comercial con la organización. Las personas de contabilidad en su ir y venir de pagos diarios hacen el desembolso a la persona falsa y pasan por alto la verificación final que los lleva a tener pérdidas económicas y a no pagar a proveedores reales. 

Esta situación con los años se ha vuelto anecdótica y aunque han afectado las cuentas de las empresas, dejan en evidencia un hecho más importante. Los falsos proveedores pueden llegar a las empresas de forma fácil, sin invertir mucho dinero y esfuerzo y afectar considerablemente las operaciones, finanzas y hasta reputación de la compañía. 

La DIAN y su verificación de proveedores

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) reportó el 15 de octubre de 2025 que, en sus labores de verificación, identificó 2.270 posibles proveedores ficticios emisores de facturas en distintas regiones del país. Estas cifras se reportan cada tanto por parte de la entidad en su labor de verificación de cumplimiento de la facturación electrónica y buscan que las empresas y personas revisen con quiénes están haciendo negocios. La DIAN recalcó además que las facturas emitidas por proveedores ficticios no sirven para descontar impuestos ni soportar gastos o costos. 

Es así que, desde octubre de 2025, se puso en contacto con 3.600 contribuyentes, que registraron operaciones con posibles proveedores ficticios, para que corrigieran sus declaraciones de manera voluntaria antes de que avanzaran los procedimientos de sanción. 

Validación de proveedores 

Los casos mencionados evidencian la importancia de validar proveedores no solo por la seguridad de las operaciones o por evitar afectaciones económicas, sino sobre todo por evitar sanciones como las de la DIAN. Recordemos que multas por impuestos son significativas, afectan la reputación de la empresa y en algunas ocasiones, las operaciones por trabas incluidas en las sanciones. Es por eso que las empresas deben buscar la forma de reducir los riesgos en la contratación de proveedores con acciones con componentes como:

• Rapidez: las validaciones deben contemplar aspectos como existencia, legitimidad de operación, ubicación, datos de contacto, estado de matrícula, representantes finales o beneficiarios finales y reputación. Aunque este procedimiento puede ser extenso, es necesario acudir a empresas que simplifiquen estas operaciones para que la firma con proveedores sea eficiente, pero ante todo segura. 
• Gestión de riesgo: aunque la gestión de riesgo se remite mucho a socios, no puede concentrarse solo en este sector y es necesario tenerlo en cuenta con proveedores. Es un requerimiento de seguridad verificar la reputación y legalidad de las empresas contratadas con el fin de no verse envueltos en problemas como los identificados por la DIAN. Revisar los representantes legales o personas de importancia de las empresas proveedoras en listas vinculantes o restrictivas podrá arrojar información de legalidad que posibilite acuerdos legales. 
• Análisis de estabilidad y alternativas: aunque la seguridad y transparencia es el primer paso, la estabilidad también es determinante en cualquier acuerdo. Hacer negocios con proveedores sin futuro en el sector puede representar riesgos financieros y operacionales. Por eso antes de firmar cualquier contrato se recomienda analizar varias opciones y revisar antigüedad, ingresos y tamaño de las empresas con el fin de escoger a los adecuados. Herramientas como Tusdatos Empresas permiten hacer el uso de etiquetas inteligentes para rastrear empresas con la misma actividad económica en la misma ubicación para tener más opciones y tomar las mejores decisiones. 

Reducción de riesgos con proveedores 

Encontrar al proveedor perfecto es tan difícil como encontrar al empleado perfecto, podría decirse que en cualquiera de los dos casos es imposible. Entonces hay que buscar la empresa que más se acople a las necesidades y a las expectativas, no solo en calidad de materiales y servicios, sino en el volumen de materia prima que requiere la compañía para alcanzar el éxito. Por eso antes de tomar las decisiones sobre contratación de proveedores, hacer un estudio de mercado y validación de trayectoria con Tusdatos Empresas no solo es confiable y basado en datos, sino que se hace en tiempo récord. Con el servicio de la plataforma, las empresas pueden acceder a diversas funciones para medir a las empresas, compararlas, conocer su trayectoria, tamaño por ingresos o número de empleados y por supuesto, saber quiénes son sus representantes legales y si estas personas son transparentes. Además, con un informe que toma información de fuentes públicas, los equipos de compras pueden soportar no solo las verificaciones que hicieron, sino las razones por las que escogieron a determinados proveedores.  

Reducir riesgos en la contratación de proveedores es posible con Tusdatos Empresas que además cuida el tiempo y el bolsillo de las empresas al proporcionar un servicio automatizado que en tiempo récord arroja información confiable y organizada para tomar las decisiones más acertadas y seguras en los acuerdos con proveedores. 

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