Cambios en Programa de Transparencia y Ética Empresarial

La Superintendencia de Sociedades expidió el 9 de agosto una circular externa que determinó los nuevos criterios para adoptar programas de transparencia y ética empresarial. Esto quiere decir que se deroga la circular externa 100-000003 del año 2016, creada para el mismo fin.

La entidad es contundente en la circular al señalar que al interior de las empresas debe evitarse, por todos los medios posibles, que los funcionarios públicos promuevan sus intereses personales, desviando sus funciones, debido a que esto iría en contravía de los ciudadanos y la comunidad en general. 

“Como es sabido, estas circunstancias pueden tener consecuencias muy negativas respecto del crecimiento y desarrollo económico. Por lo tanto, la lucha contra la corrupción fortalece la confianza en las instituciones, las industrias y los mercados, así como a la economía del país”, agrega la circular.

¿Quiénes deben implementar Programa de Transparencia y Ética Empresarial - PTEE?‍

La circular establece que el ámbito de aplicación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial - PTEE- son tres casos:

1. Las Sociedades Vigiladas que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan realizado Negocios o Transacciones Internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una Sociedad Subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMMLV; y (ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo. Las Sociedades Vigiladas que se encuentren obligadas a cumplir con los requisitos mencionados en este numeral, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Soborno Transnacional.
   

2. Las Empresas que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hubieren obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo. Las Entidades Supervisadas que se encuentren obligadas a cumplir con los requisitos del presente numeral, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción.
   

3. Las Empresas que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector. Las Entidades Supervisadas que se encuentren obligadas por cumplir con los requisitos del presente numeral, solamente estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción.
   

No obstante, hay algunos detalles que pertenecen al sector económico en el que se encuentra la entidad obligada a cumplir con esta circular.

¿Cómo se debe elaborar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial - PTEE?

Para la elaboración del PTEE , cada empresa deberá mirar cuál se adapta mejor a sus necesidades, por lo que es vital identificar y evaluar en detalle, los Riesgos de Corrupción y/o de Soborno Transnacional, dependiendo de los Factores de Riesgo propios.

Esto teniendo en cuenta además del sector económico, los terceros, los contratistas, los intermediarios, los asesores, los consultores y el tipo de Contrato Estatal, entre otros aspectos. En ese sentido, los PTEE deberán elaborarse y desarrollarse de acuerdo con las condiciones específicas de cada Entidad Obligada.  Aunque el objetivo siempre será permitirle a una Entidad Obligada, prevenir, detectar y corregir situaciones que tengan la potencialidad de convertirse en una práctica de Corrupción, tal y como lo indica la Supersociedades.

Estos planes deben contener los procedimientos que establece la circular, tales como: diseño y aprobación, auditoría de cumplimiento del mismo, divulgación y capacitación, canales de comunicación y asignación de funciones de los responsables.

La circular señala que el PTEE deberá contemplar, como mínimo, las siguientes etapas

Esto para identificar, prevenir, controlar y gestionar el Riesgo C/ST (Riesgo de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional) y las consecuencias de materialización:

• Identificación del Riesgo C/ST 
• Identificación de los Factores de Riesgo C/ST
• Medición y evaluación del Riesgo C/ST
• Control y monitoreo de las Políticas de Cumplimiento y PTEE.
  

¿Qué dice la circular sobre la Debida Diligencia?

En cuanto a la debida diligencia, señala que está orientada a suministrarle a la Entidad Obligada los elementos necesarios para identificar y evaluar los Riesgos C/ST que estén relacionados con las actividades de una Entidad Obligada, sus Sociedades Subordinadas o los Contratistas, cuando estos últimos estén expuestos a dichos riesgos.

“Los procedimientos de Debida Diligencia deberán adelantarse de manera habitual, con la frecuencia que estime la Entidad Obligada, por medio de la revisión periódica de aspectos legales, contables o financieros. La Debida Diligencia también podrá tener como finalidad la verificación del buen crédito o la reputación de los Contratistas”, señala el documento.

Dentro de esta circular externa se incluye también la obligación de las empresas de identificar sus Factores de Riesgo (riesgo país, riesgo sector económico y riesgos de terceros), evaluarlos y construir sus controles de mitigación y, como consecuencia de ello, elaborar sus propias señales de alerta.

Finalmente, estas deberán incluir dentro de su PTEE la promoción del Canal de Denuncias por Soborno Transnacional dispuesto en el siguiente link:https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/Paginas/Canal-de-Denuncias-Soborno-Transnacional.aspx 

Asimismo, las Entidades Obligadas establecidas en los numerales 4.2 y 4.3 deberán incluir dentro de su PTEE la promoción del Canal de Denuncias por actos de Corrupción dispuesto en el siguiente link: http://www.secretariatransparencia.gov.co/observatorio-anticorrupcion/portal-anticorrupcion