En 2024, SuperSociedades emitió más de treinta resoluciones relacionadas con SAGRILAFT y PTEE, entre sanciones y recursos de apelación. Los diferentes documentos que analizan el accionar de las empresas dejan claro que la entidad no dudó en imponer sanciones, aún cuando tuvo consideraciones con aquellas acciones que redujeron los efectos de las falencias empresariales. A continuación, analizamos uno de los casos que dejó como resultado una sanción de 400 millones de pesos, resultado de cuatro incumplimientos. 

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SuperSociedades, como entidad reguladora, debe hilar muy fino a la hora de identificar irregularidades o falencias en las empresas. Por eso es común que emita sanciones por diferentes cargos, aunque las empresas hayan fallado solo en un proceso de cumplimiento. A continuación, analizaremos cada uno de las falencias contempladas en la sanción a una de las empresas más importantes de Colombia y cómo pueden evitarlas las demás empresas nacionales:

1. Sanción de 100 millones de pesos por falla en el diseño y aprobación del PTEE 

En 2021, la entidad expidió una Circular que modifica la misma emitida en 2016 para establecer las obligaciones relacionadas con PTEE. Según el documento, las sociedades que a 31 de diciembre de 2021 cumplían con los ingresos y activos designados en el documento, tenían hasta mayo de 2022 para cumplir con el PTEE. Es así que la empresa sancionada, multinacional francesa de automotores, entraba en este grupo y se esperaba que para mayo contara con el programa, sin embargo, en una visita de 2023 se hizo evidente que no cumplía con lo estipulado. Es así que la empresa recurrió a juntas extraordinarias para evaluar el programa y 17 meses después recibió la aprobación. Sin embargo, la entidad no considera que se haya cumplido con la obligación a tiempo y que, además, la documentación presentada estaba desactualizada y se regía por la información contenida en la circular de 2016.

Es importante para las empresas entender que el diseño y aprobación del PTEE debe hacerse con fundamento en una evaluación exhaustiva de los Riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional (C/ST) que cada entidad obligada haya identificado y deba mitigar. Además debe estar al día con lo estipulado por SuperSociedades. Por eso se recomienda que las compañías se asesoren con empresas como Tusdatos para cumplir de manera eficaz y evitar riesgos financieros y reputacionales. Contar con un acompañamiento especializado, permitirá que las empresas estén equipadas para detectar, prevenir y mitigar riesgos, manteniendo una operación segura y alineada con las normativas.

2. Sanción de 100 millones de pesos por omitir procesos de debida diligencia referentes a Corrupción y Soborno Transnacional 

En las exigencias contempladas por el PTEE aparece el proceso de debida diligencia que está orientado a suministrarle a la entidad obligada los elementos necesarios para identificar y evaluar los Riesgos C/ST que estén relacionados con las actividades, sus sociedades subordinadas o los contratistas. El alcance de la debida diligencia será variable en razón del objeto y complejidad de los contratos, el monto de la remuneración de los contratistas y los países donde éstos realicen sus actividades, entre otros aspectos. 

Sin embargo, la empresa sancionada no contaba con un proceso de debida diligencia acorde a lo solicitado por la entidad y no contemplaban un estudio focalizado a la identificación de contingencias relacionadas con posibles actos de soborno transnacional bajo el contexto de las operaciones internacionales que despliega la empresa ni de actos de corrupción respecto al relacionamiento que puedan llegar a tener con funcionarios públicos. 

Conocer a la contraparte no solo se trata de estudiar los antecedentes de la persona natural, sino de evaluar integralmente a la empresa, el país a la que pertenece y la información clave de la misma que ayude a discernir los riesgos resultantes del tamaño de empresa, activos, entre otros. Es así que se recomienda hacer una consulta de los países con los que se establecen acuerdos para entender los riesgos internacionales a través de GeoScore y navegar en Tusdatos empresas para conocer a la compañía colombiana y así tener una información completa para tomar decisiones antes de cualquier acuerdo y cumplir con lo estipulado como debida diligencia. 

3. Sanción de 100 millones de pesos por no contemplar los riesgos asociados a Colombia 

Dentro de los procesos fundamentales para el funcionamiento adecuado del PTEE, se destacan la identificación, medición, monitoreo y control de los riesgos asociados al soborno transnacional y la corrupción. Estos elementos se posicionan como pilares esenciales, guiando al Oficial de Cumplimiento en su labor.

Sin embargo, la empresa sancionada, como organización extranjera no contaba con una matriz de riesgo en español, no contemplaba los riesgos puntuales de la sociedad en Colombia y hacían uso de una matriz de riesgo global, sin considerar las especificaciones y riesgos coherentes con la realidad colombiana. 

Comprender el entorno colombiano, las implicaciones de un país con un historial de corrupción, lavado de activos y narcotráfico como el que vivimos es fundamental para evaluar y gestionar los riesgos. Este procedimiento se puede hacer validando a cada persona relacionada con la empresa con el fin de rastrear listas restrictivas, antecedentes e historial laboral. Y conociendo las compañías, a sus representantes legales y a sus beneficiarios finales para que el Oficial de Cumplimiento cuente con un insumo que le permita perfilar y mitigar los riesgos. 

4. Sanción de 100 millones de pesos por fallas en la designación del Oficial de Cumplimiento 

Para que una empresa en Colombia cuente con un cumplimiento normativo al día y correcto es necesario que emplee a un Oficial de Cumplimiento como garante, supervisor y notificador de todas las acciones relacionadas con los riesgos a lo que se enfrenta la empresa. Esta persona puede ser empleada o no por la empresa, y así mismo, este cargo se puede tercerizar, pero es importante que sea una persona que solo cumpla con el rol de Oficial de Cumplimiento. 

Es así que la empresa sancionada designó a una persona para este cargo que además cumplía funciones de Auditoría Interna, lo que va en contra de lo designado por la entidad porque obedece a un conflicto de intereses. La importancia del Oficial de Cumplimiento no debe remitirse solo a lo obligado a la ley, sino que debe entenderse como un garante de la protección empresarial. Asignar a esta persona debe hacerse dentro de todos los términos éticos y legales y puede ser apoyado por profesionales de cumplimiento de Tusdatos que ayudan a gestionar la tercerización de esta persona. 

Aunque SuperSociedades considera los esfuerzos de las empresas a la hora de imponer multas, la reputación, costos y seguimiento constante de la entidad afectarán a la empresa, sus operaciones y su reputación. Por eso para evitar sanciones, estar al día con la normativa e informarse de las actualizaciones de las superintendencias, pueden ponerse en contacto con Tusdatos y hacer uso de los múltiples servicios que tenemos para empresas que operan en Colombia.