Los PEP: La papa caliente de las empresas

Un PEP es una persona natural que debido a su profesión, trabajo, responsabilidad o actividad está expuesta políticamente (Politically Exposed Persons). La ley 970 de 2005 aprobó y adoptó la definición de PEP dada por la Convención de Mérida (Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción) en la que clasifica a los PEP en tres denominaciones:

- Funcionario público (nacional)

- Funcionario público extranjero

- Funcionario de una organización internacional pública

Así mismo, existen diferentes regulaciones a nivel internacional que menciona la definición de PEP, tales como: GAFI y la recomendación No. 12, el Comité de Basilea y las Directivas de la Unión Europea, la FinCEN que es una red de aplicación de la ley sobre crímenes financieros, la Ley Patriota (Patriot Act), el Grupo Wolfsberg (The Wolfsberg Group) y algunas normas a nivel Latinoamérica.

Adicionalmente, el Decreto 830 de 2021 realiza las siguientes precisiones respecto a los PEP:

- Artículo 2: Establece las 18 categorías de los Funcionarios Públicos

- Artículo 4: Define 7 categorías para los funcionarios públicos extranjeros y Organizaciones Internacionales.

De igual forma, la norma menciona que mantendrá su condición hasta por dos (2) años más a la desvinculación o terminación de su calidad como PEP.

¿Tengo que validar a las personas vinculadas con un PEP?

Por supuesto, existe una lista normativa de personas vinculadas con los PEP, estos son: la pareja (cónyuge o compañero/a permanente), familiares (segundo grado de consanguinidad y afinidad) y primero civil. En términos prácticos, las personas que se deben tener en cuenta son: Esposos/as, hijos/as, hermanos/as, abuelos/as del cónyuge, novio/a, abuelos/as, suegro/a, nietos/as del cónyuge, padres, nietos/as y cuñados/as.

En el contexto del proceso de Debida Diligencia del PEP (conocimiento de contraparte) se debe hacer extensiva a las personas vinculadas a este.

En el artículo 5 del Decreto 830 de 2021 se señala que también se le aplicará la Debida Diligencia a las entidades que tengan como administrador, accionista, controlante o gestor a alguno de los PEP enlistados en las 18 categorías o aquellos que hayan contraído patrimonios autónomos o fiducias en beneficio de estos, o con quienes se mantengan relaciones comerciales.

Sumado a esto, existe una lista de personas que, sin ser normativa, es lógica debido al grado de relación, amistad, afecto, subordinación; a las cuales también se les debería realizar una Debida Diligencia, o por lo menos hacer una corrida de listas. Las siguientes personas son: conductores, empleada/ del servicio doméstico, mensajero/a personal, mejor amigo/a, peluquero/a, estilista, guardaespaldas. El reto en esta última lista es identificarlos, ya que no existe una lista donde se pueda consultar estos datos.

¿Por qué es una “papa caliente” vincular un PEP a mi empresa?

Existen diversos motivos por los que una empresa no desea entablar relaciones de ningún tipo con los PEP, dentro de los cuales tenemos:

- Los PEP en Latinoamérica no poseen buena reputación y se generaliza que su actuar en los negocios podría traer dificultades a la empresa.

- Existe una mayor probabilidad de que los entes de control deseen hacerles visitas de inspección a aquellas empresas que mantienen una relación con un PEP.

- Se deben hacer mayores procesos de control durante la permanencia de un PEP en una organización.

¿Qué procedimientos se deben tener en cuenta a la hora de vincular a un PEP?

- Cargo, fecha de vinculación y de desvinculación.

- Fuera de la información que se le solicita a cualquier persona, se debe consultar nombre y número de identificación de las personas con las que mantiene un vínculo (los que se nombraron líneas arriba).

- Los números de las cuentas bancarias o instrumentos financieros que posean en otros países, propios o donde tengan autorizada su firma.

- El nombre de las entidades donde esté como administrador, accionista, controlante, gestor; o que hayan contraído patrimonios autónomos o fiducias en beneficio de estos, o con quienes se mantengan relaciones comerciales (asociados cercanos).

- Declaración de bienes y origen de rentas (validar que efectivamente los recursos que van a ingresar a la empresa provengan de fuentes lícitas).

- Declaración de posibles conflictos de interés.

- Aprobación de una instancia superior o de la gerencia de la entidad para proceder con su vinculación o mantenerlo como contraparte.

- Realizar un monitoreo continuo e intensificado de la relación contractual.

Teniendo en cuenta el riesgo y esfuerzo adicional en recursos que implica, por parte de la entidad, el relacionarse con los PEP, las empresas prefieren no tener ningún tipo de vinculación.

¿Tengo que hacerle algún seguimiento a los PEP?

Por supuesto, la tarea no termina cuando se haya realizado exitosamente la vinculación del PEP, sino que también se deben hacer procesos de monitoreo de las operaciones que realiza con la entidad. Adicional a esto, se debe actualizar la Debida Diligencia, la cual incluye formato de vinculación, documentación soporte, consultas en listas antilavado y anticorrupción, etc. Este proceso se recomienda realizarlo cada seis (6) meses.

¿Qué retos tenemos en el futuro?

Teniendo en cuenta las diferentes normatividades en materia de PEP, las empresas colombianas tienen los siguientes desafíos:

1. Perder el temor para contratar a un PEP adecuadamente, para ello deberá realizar una lista de chequeo para que no se le pase por alto ninguna condición normativa.

2. Robustecer el proceso de Debida Diligencia intensificada a la hora de vincular un PEP.

3. Impulsar el conocimiento no solo del PEP, sino de sus familiares y asociados cercanos.

4. Hacer un monitoreo efectivo de las operaciones que realiza el PEP en la empresa.

5. Capacitar el personal de la empresa que realiza el proceso de vinculación de contrapartes para que sepa cómo enfrentarse a un PEP.

6. Contemplar lo mencionado en el presente blog para actualizar sus políticas y procedimientos dando cumplimiento a la normatividad vigente.

Para conocer a profundidad algunas de las terminaciones a las que nos referimos en este blog haz clic aquí.