Homonimia: ¿Cómo evitar errores en la validación de candidatos?

Imagina que durante un proceso de contratación aparece un hallazgo relacionado con una persona que tiene exactamente el mismo nombre que tu candidato. ¿Significa eso que la información le pertenece? No necesariamente.

Este tipo de situaciones son más comunes de lo que parece y pueden generar errores en la validación de antecedentes, afectar decisiones de contratación e incluso impactar el buen nombre de una persona. Por eso es fundamental entender qué es la homonimia, cómo identificarla y qué acciones tomar para evitar conclusiones equivocadas.

¿Qué es la homonimia?

La homonimia es el fenómeno lingüístico que ocurre cuando dos o más personas comparten exactamente los mismos nombres y apellidos. Ejemplo: Dos ciudadanos colombianos llamados: "Juan Carlos Pérez Gómez". Aunque compartan el mismo nombre, el Estado colombiano otorga un identificador único e irrepetible para diferenciarlos: el número de identificación personal, como la Cédula de Ciudadanía (C.C.).

⚠️ Ojo: compartir nombre no significa compartir antecedentes, registros o historial.

¿En qué escenarios puede presentarse la homonimia?

Uno de los casos más frecuentes ocurre durante la validación de hallazgos en procesos de contratación laboral. Cuando una empresa realiza una validación de antecedentes, es indispensable confirmar que la información encontrada corresponde realmente a la persona consultada y no a un tercero con el mismo nombre.

Criterios para la validación de hallazgos

Para evitar errores o confusiones durante una validación, la empresa debe confirmar que la información encontrada corresponde realmente a la persona consultada y no a alguien con el mismo nombre.

• Responsabilidad de verificación:  La responsabilidad de verificar la identidad de la persona a contratar recae directamente en la empresa contratante, es decir, se debe asegurar que la información procesada corresponda inequívocamente al titular.
• Validación de información cuando no hay identificación: si un registro solo tiene el nombre de la persona, se debe confirmar la información con otras fuentes confiables, como fuentes públicas de reputación.
• Debida Diligencia Ampliada (DDA): si aparece un hallazgo relevante, se debe realizar una revisión adicional para confirmar si corresponde al candidato o si existe una coincidencia con otra persona (homonimia).
• Evita errores y discriminación: este proceso busca diferenciar antecedentes reales del candidato frente a registros de terceros, evitando tomar decisiones injustas en procesos de contratación.

Este proceso permite separar los antecedentes reales del candidato de los registros pertenecientes a terceros, mitigando así el riesgo de discriminación laboral. 

Ejemplo: Si aparece un registro en la fuente Rama Judicial Unificada por narcotráfico a nombre de "Juan Carlos Pérez Gómez" durante un proceso de contratación laboral pero no existe un número de identificación único (C.C) que confirme que pertenece al candidato, no se puede asegurar que el antecedente sea de esa persona sin una validación adicional.

Pasos a seguir: 

• Clasificar el caso como una posible homonimia.
• Realizar una Debida Diligencia Ampliada (DDA).
• Validar la información en fuentes complementarias.
• Confirmar o descartar la relación del titular con el proceso identificado.

Posibles resultados de la validación

• Se pudo descartar homonimia: Cuando existe evidencia suficiente (número de identificación, vinculación con personas expuestas o coherencia cronológica) que permita desvincular al titular del registro hallado.
• No se pudo descartar homonimia: En escenarios donde la fuente carece de identificadores únicos (C.C.) y la antigüedad de la información o la ausencia de datos complementarios impide confirmar la identidad de manera inequívoca.‍

¿Cómo me protege la Ley ante una situación así? 

La Ley 1581 de 2012 regula cómo las Entidades Públicas y Privadas deben tratar la información de los ciudadanos. Bajo esta ley existe el Derecho de Rectificación y Actualización que protege a las personas en estas situaciones y permite que cualquier ciudadano pueda pedir que su información sea revisada si aparece algo incorrecto a su nombre.

‍En palabras simples: si te confunden con otra persona o posees un caso de homonimia, tienes derecho a pedir que corrijan, actualicen o eliminen esa información para que no afecte tu vida personal o laboral.

¿Qué puedes hacer en estos casos?

Solicitar una certificación de inexistencia de vinculación con el registro identificado ante las autoridades competentes en el que te permita:

• Aclarar la situación.
• Actualizar la información.
• Salvaguardar el derecho al buen nombre.
• Evitar futuras confusiones derivadas de la homonimia.
• Una validación responsable evita errores y decisiones injustas

Esto es importante porque una homonimia puede afectar temas como conseguir empleo o afectar tu reputación, incluso cuando no tienes relación con la información registrada. Por eso, siempre es clave verificar bien la identidad antes de tomar decisiones basadas en antecedentes o reportes. Una revisión cuidadosa evita errores y protege los derechos de las personas.