El 13 de septiembre de 2023 la superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa No. 100- 000003 con la que anunció la creación del Informe 75 que integra los Informes 50, que se presentaban por las empresas obligadas a contar con un sistema de SAGRILAFT, y 52, que lo presentaban las Empresas obligadas a contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). La circular además establece los requisitos y plazos para la presentación del Informe 58 referente a los oficiales de cumplimiento. 

El Superintendente hizo hincapié en que esa integración tiene como objetivo facilitar el reporte de información de los sistemas de prevención de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, corrupción y sobornos transnacional. Se espera que con este nuevo informe se optimice la labor de las áreas de cumplimiento y directivas, con el fin de fortalecer el papel de las entidades reguladoras en su papel de supervisión. A continuación, analizamos los puntos clave de este informe y cómo deben presentarlo las empresas. 

Información contenida en el informe

El Informe 75 está compuesto por ocho formularios que contienen la información sobre la implementación y funcionamiento de los sistemas de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) de las empresas obligadas a presentarlo y la información de sus PTEE. Los formularios que deben adjuntarse en la presentación del Informe son:

1. Información Básica
2. Oficial de Cumplimiento
3. Diseño, aprobación y funcionamiento del sistema
4. Socialización
5. Reporte de Operaciones
6. Actividades u Operaciones
7. Régimen de Medidas Mínimas
8. Canales de Comunicación

Con este informe, SuperSociedades busca fortalecer su rol de supervisor al conocer cómo se comportan las empresas respecto a sus deberes en la prevención de LA/FT. Y recalca que las empresas que antes del informe estaban obligadas a implementar el SAGRILAFT y un PTEE en Colombia, deben acogerse a la presentación del Informe 75 en los plazos designados por la entidad ya que estos no tendrán prórroga. Además, deben tener en cuenta que la presentación del Informe debe hacerse cada año y de no llevarse a cabo, podrán acarrear multas de hasta doscientos (200) SMMLV. 

Plazos para presentar el Informe 75

El Informe debe presentarse entre el décimo primer día hábil del mes de julio y el vigésimo día hábil del mes de julio dependiendo de los últimos dígitos del NIT (sin dígito de verificación). 

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SIRFIN para la presentación del Informe 75 

Recuerda que el módulo STORM ha sido reemplazado por el SIRFIN, por lo cual debes cambiar el proceso normal que efectuabas en años anteriores.

Uno de los aspectos claves de este nuevo Informe es que, para presentarlo, de manera exitosa, es necesario contar con el sistema “SIRFIN” dispuesto por sociedades con el fin de hacer una presentación de la información de forma estructurada y en solo cuatro pasos. Para contar con el programa en necesario tener instalado previamente el JAVA (JDK) Java 11 en el ordenador y descargar el programa en cuatros sencillos pasos:

1. Ingresar desde el navegador a la página principal de la Superintendencia de Sociedades.
2. Buscar la opción  “Presentación de Informes Empresariales”. O sigue este enlace y continua en el paso 4.
3. Ya ubicados en la “Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios”, hacer clic en la opción “Módulo SIRFIN”.
4. En dicho módulo, aparecerán dos enlaces: uno para la “Descargar Aplicativo XBRL Express, y el otro para conocer el manual de instalación. Recuerda si no tienes JAVA instalado lo deberás instalar también

Después de instalado el programa, se puede iniciar con la disposición de información en SIRFIN en este enlace.

El papel de los Oficiales de Cumplimiento 

Según SuperSociedades con este Informe quieren hacer seguimiento del comportamiento empresarial frente a la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. Para frenar, reportar y controlar estos delitos el oficial de cumplimiento es el agente principal de estas acciones y por eso al presentar este Informe, el oficial debe estar presente en la elaboración y papeleo más allá de que exista un informe específico referente a esta persona. 

Para cumplir con un SAGRILAFT y un PTEE de forma correcta es necesario contar con un Oficial de Cumplimiento que supervise, guíe y capacite sobre estos procedimientos. Además, las empresas deben tener en cuenta que el nombramiento de esta persona debe reflejarse en el Informe 58 para el conocimiento de SuperSociedades. Este documento se debe diligenciar dentro de los quince días hábiles siguientes al respectivo nombramiento o cambio del Oficial de Cumplimiento. 

Tusdatos como aliado del oficial de cumplimiento y del Informe 75

El oficial de cumplimiento como líder de la prevención de lavado de activos de la compañía debe contar con una información óptima y completa sobre clientes, proveedores, empleados y cualquier procedimiento que sea considerado de riesgo legal, financiero o reputacional para la empresa. Este agente requiere apoyo en los procesos de debida diligencia, de monitoreo y de reporte. Por eso, Tusdatos se presenta como el aliado ideal para ahorrarle tiempo a esta persona en sus tareas de investigación, gestión y centralización de la información que debe presentar ante las entidades reguladoras.

Además, si las empresas tienen inconvenientes a la hora de gestionar sus programas de cumplimiento o a la hora de asignar un Oficial de Cumplimiento, pueden recurrir al equipo de Cumplimiento de Tusdatos para que los guíe en estos procedimientos y puedan cumplir con los informes obligados en los plazos establecidos por la entidad reguladora.

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