Al cerrar el segundo trimestre del año, el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC) de Ecuador presentó sus cifras de desempleo con un aumento significativo que lo ubica en el 3,5% en junio de 2025, cuando habían cerrado en 3,1% para el mismo periodo de 2024. Esta realidad nacional, sumada a una iniciativa de empleo joven, son los dos grandes desafíos que enfrenta el país y las empresas para el segundo semestre del año. Mientras evalúan estrategias para aumentar el empleo formal, el 5 de agosto se presentó una nueva convocatoria para 80.000 jóvenes que serán empleados en instituciones públicas en un programa de prácticas. 

Es así que se van a empezar a evidenciar más contrataciones por lo que resta del 2025 y para darle la bienvenida a 2026, por lo que las acciones de las empresas en materia de seguridad, validación y verificación serán fundamentales. A continuación, revisamos la importancia de validar antecedentes ante un panorama que promete abrir nuevas plazas laborales en diferentes sectores y empresas. 

Validación de antecedentes como pilar de seguridad y responsabilidad 

La normativa de países con altos índices de criminalidad, como Ecuador o Colombia, exige que ciertas empresas reguladas por las superintendencias hagan una validación y verificación de personas involucradas en sus operaciones. Sin embargo, con el aumento de delitos que involucran a empresas, más organizaciones han empezado a cumplir con esta práctica con el fin de proteger sus actividades, a las personas involucradas en estas y han identificado beneficios adicionales como:

• Acceder a información crítica para cargos de confianza o de alta responsabilidad como financieros, tecnológicos o de seguridad. 
• Promover entornos remotos o híbridos con seguridad al poder acceder a información verídica en los procesos de selección. 
• Cumplir con la normativa de debida diligencia exigida para empresas vigiladas. 
• Descartar casos de suplantación en una era en la que la tecnología permite suplantar imágenes, videos, firmas, entre otros. 

Aunque sea una práctica no obligada para las empresas, lo cierto es que hay consecuencias reales de no hacer esta validación y verificación como:

• Incorporar personas con procesos judiciales abiertos o con antecedentes que no les permitan cumplir a cabalidad con el cargo asignado. 
• Caer en fraudes internos que comprometan los recursos, reputación e información de la empresa. 
• Tener mucha rotación laboral por incompatibilidad de las personas con los cargos. 
• Vulnerar marcos regulatorios nacionales que desencadenen multas o sanciones por parte de entes de control. 

Guía para validar antecedentes en Ecuador 

La validación de antecedentes se ha hecho por años en muchas empresas, pero es una práctica que requiere de más atención de la que se supone. Por eso a continuación dejamos una guía sencilla de cómo llevar a cabo este proceso en nueve pasos:

1. Definir el alcance: determinar qué antecedentes se necesitan de acuerdo al cargo o el nivel de exposición al riesgo. Se puede determinar validaciones de tipo:

• Judiciales y penales.
• Disciplinarios.
• Fiscales.
• Contractuales o laborales
• Procesos judiciales activos o históricos
• Verificación de aportes a salud y pensión.
• Listas restrictivas.
• Verificación de identidad y documentación.
• Personas Expuestas Políticamente o validaciones reputacionales. 

2. Obtener la autorización: según las leyes de protección de datos, toda consulta de información personal debe estar respaldada por la autorización del titular de la información. Esto se puede hacer a través de un formulario firmado que incluya nombre, número y tipo de identificación, fecha de expedición y firma del consentimiento. Si la validación se hace sin esta autorización, la empresa puede recibir sanciones administrativas. 
3. Consultar antecedentes penales: acceder al portal del Ministerio del Interior para descargar el certificado de antecedentes penales. 
4. Revisar las listas restrictivas y vinculantes: estas listas nacionales e internacionales son fundamentales para identificar personas vinculadas con delitos como el lavado de activos, financiación del terrorismo y corrupción. Y que puedan representar un riesgo para la empresa respecto a estos delitos. Algunas de las listas más importantes son:

• Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.
• Listas OFAC, Interpol, UE, DEA, FBI.
• Listas de sanciones por otros entes internacionales.

También es recomendable revisar si la persona consultada está identificada como una Persona Expuesta Políticamente (PEP). 

5. Verificar la identidad: falsificar documentos personales puede ser más sencillo de lo que parece, por eso revisar que sean documentos verídicos es importante. Es recomendable verificar que los datos de biometría facial o dactilar coincidan, así como la información consignada en diplomas, certificados, referencias laborales o documentos de experiencia laboral.  
6. Consolidar y analizar: una vez se hayan revisado todos los portales, listas y portales de información pública, hay que hacer un informe que cuente con: 

• Certificados adjuntos. 
• Resultados positivos y negativos. 
• Observaciones relevantes. 
• Nivel de riesgo asociado. 

Este informe se podrá adjuntar al proceso de selección y a la carpeta de la persona consultada con el fin de volver a estos hallazgos en el futuro y hacer un monitoreo del riesgo. 

7. Definir una política de seguimiento: establecer cómo y cuándo se harán los monitoreos de las personas que se vinculan con la empresa. Estos seguimientos permitirán identificar nueva información y posibles señales de alerta. 
8. Cumplir con leyes y normativas: después de hacer el proceso, hay que verificar que todo se llevó a cabo de forma adecuada y no se está infringiendo ninguna ley o vulnerando los derechos de las personas consultadas. Es necesario guardar toda la información de procesos que incluyan certificados y procedimientos de validación en caso de ser auditados. 
9. Automatizar los procesos: cuando se trate de hacer varias validaciones y verificaciones al tiempo, es recomendable contar con empresas como Tusdatos que a través de un servicio de validación y verificación puede:

• Consultar antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y contractuales.
• Validar personas contra más de 30 listas restrictivas.
• Confirmar identidad mediante validación documental y biométrica.
• Generar reportes con trazabilidad y respaldo jurídico.
• Integrarse con plataformas de recursos humanos o ATS.

Con la herramienta de Tusdatos, es posible: 

• Reducir tiempos de verificación
• Minimizar errores manuales
• Centralizar la trazabilidad de los procesos
• Asegurar cumplimiento legal en cada paso

La seguridad empresarial empieza con procesos sencillos como validar a las personas involucradas en las operaciones. Por eso si quieres priorizar los procesos seguros y agilizar tus validaciones, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y solicitar tu demo hoy.