¿Cómo validar antecedentes en Colombia en 2025? Guía paso a paso para empresas

Validar antecedentes en Colombia se ha vuelto una actividad clave para contratar con responsabilidad, cumplir con la normativa y reducir riesgos reputacionales. En 2025, este proceso ya no es exclusivo de empresas del sector financiero o vigiladas por la Superintendencia de Sociedades: cada vez más organizaciones lo incorporan como parte de sus políticas de selección y debida diligencia. En este blog, te explicamos cómo llevar a cabo este proceso de forma completa, eficiente y legal.

1. Define el alcance de la validación

Antes de iniciar cualquier consulta, es importante tener claro qué tipo de antecedentes son relevantes según el cargo o el nivel de exposición al riesgo. Algunas validaciones comunes incluyen:

• Judiciales y penales
• Disciplinarios (Procuraduría)
• Fiscales (Contraloría)
• Contractuales o laborales
• Procesos judiciales activos o históricos
• Verificación de aportes parafiscales (salud y pensión)
• Listas restrictivas
• Verificación de identidad y documentación

Para cargos sensibles o de confianza, considera ampliar el espectro e incluir revisión de PEPs (Personas Expuestas Políticamente) o validaciones reputacionales.

2. Recolecta los datos del candidato y su autorización

Según la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, toda consulta debe estar respaldada por la autorización expresa del titular. Recolecta los siguientes datos:

• Nombre completo
• Número y tipo de documento
• Fecha de expedición
• Firma del consentimiento informado

Sin esta autorización, tu empresa puede incurrir en faltas administrativas o sanciones por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Consulta los antecedentes judiciales

Accede al portal de antecedentes de la Policía Nacional: https://antecedentes.policia.gov.co. Este certificado es gratuito y se puede imprimir en PDF para respaldo documental. Complementa con búsquedas en:

• Rama Judicial – Consulta de procesos: https://consultaprocesos.ramajudicial.gov.co, donde puedes consultar si la persona figura como parte demandante o demandada en procesos civiles, laborales, penales, administrativos o de familia. Asegúrate de usar los filtros por nombre completo y tipo de documento.
• Rama Judicial - Juzgados de ejecución de penas y medidas de seguridad (JEPMS): https://consultaprocesos.ramajudicial.gov.co/Procesos/JuezClaseProceso, aqui puedes identificar procesos penales. Esta consulta es especialmente útil en procesos de validación para cargos que requieren alta confiabilidad o acceso a recursos sensibles.

4. Verifica antecedentes disciplinarios y fiscales

Estos certificados son exigidos por muchas empresas e incluso entidades del Estado. Se consultan así:

• Procuraduría General de la Nación: https://www.procuraduria.gov.co
• Contraloría General de la República: https://www.contraloria.gov.co

Ambos portales permiten descargar los certificados de forma gratuita.

5. Verifica estado de aportes parafiscales en ADRES

El ADRES (Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud) permite consultar si un candidato está activo en el sistema de salud como cotizante. Puedes acceder a través de:

• https://www.adres.gov.co, en la sección de consulta de afiliación.

Esta consulta es útil para validar cumplimiento en pagos de seguridad social y, en algunos casos, para verificar el tipo de régimen de salud.

6. Revisa listas restrictivas y vinculantes

Las listas restrictivas son esenciales para identificar riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y corrupción. En Colombia es obligatorio consultar:

• Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas
• Listas OFAC (EE.UU.), Interpol, UE, DEA, FBI
• Listas de sancionados por otros entes internacionales

También es recomendable verificar si el candidato está registrado como PEP.

7. Verifica identidad y documentos

No basta con recibir una copia de la cédula. Valida que el documento sea auténtico y que la identidad coincida mediante biometría facial o dactilar. También puedes contrastar:

• Diplomas y certificados académicos
• Referencias laborales
• Experiencia registrada

8. Consolida y analiza los hallazgos

Con la información recopilada, elabora un informe que incluya:

• Certificados adjuntos
• Resultados positivos o negativos
• Observaciones relevantes
• Nivel de riesgo asociado

Este documento debe guardarse con trazabilidad y estar disponible en caso de auditorías o revisiones internas.

9. Define una política de seguimiento

No basta con validar antecedentes solo al ingreso. Establece una política para hacer revalidaciones periódicas (por ejemplo, cada 6 o 12 meses) en función del cargo, el nivel de acceso a información o la criticidad del rol.

10. Automatiza el proceso si gestionas múltiples candidatos

Usar tecnología especializada te permite:

• Reducir tiempos de verificación
• Minimizar errores manuales
• Centralizar la trazabilidad de los procesos
• Asegurar cumplimiento legal en cada paso

Herramientas como Tusdatos Personas integran múltiples fuentes oficiales y generan reportes en minutos.

11. Cumple con la ley y protege los datos personales

Asegúrate de que todo el proceso esté alineado con la normativa vigente (Ley 1581, Decreto 1377, entre otras). Guarda constancia de las autorizaciones, limita el acceso a la información recolectada y establece protocolos de manejo de datos.

¿Cómo lo hace Tusdatos.co?

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