8 mitos y verdades sobre las plataformas de validación de antecedentes 2024

La validación de antecedentes es un paso crucial para las empresas que buscan establecer relaciones comerciales sólidas y seguras. A medida que crece la complejidad de los entornos de negocio, es fundamental contar con herramientas que permitan verificar la integridad de los terceros con los que se colabora. Sin embargo, existen muchos mitos y malentendidos sobre las plataformas de validación. En este artículo, exploraremos la importancia de la validación de antecedentes y desmitificaremos algunas creencias comunes para ayudarte a tomar decisiones informadas.

¿Por qué es importante la validación?

Validar los antecedentes de los terceros de nuestra empresa siempre ha sido de gran importancia antes de comenzar cualquier tipo de relación, ya que podemos poner en riesgo el estado jurídico y la reputación de nuestras compañías si generamos relaciones con personas o empresas que no estén cumpliendo con las normativas y leyes dictadas por  los entes de control gubernamentales.

La información encontrada en las búsquedas de antecedentes nos permite filtrar y tener en cuenta los terceros con los que no podemos tener ningún tipo de vinculación por su situación actual, o también podemos tener más confianza con nuevos socios con un muy buen historial.

Afortunadamente hoy en día tenemos acceso a múltiples servicios especializados que consultan, consolidan y analizan la información de cientos de portales y bases de datos sobre antecedentes, todo esto en menos de un minuto, es decir, ahorrando mucho tiempo de búsquedas y clics para conocer un estado general de antecedentes.

Pero, ¿Cuál es el escenario con estas plataformas de validación?

Ahora bien, la complejidad de los algoritmos de las aplicaciones tecnológicas de validación de antecedentes, como la mayoría de los nuevos sistemas informáticos, implican cierto nivel de incertidumbre y muchos de los procesos y alcances de la información de antecedentes se han exagerado, poniendo en duda la credibilidad y confianza de estas plataformas, por lo que hoy te comparto una lista de 8 mitos y sus respectivas verdades para aclarar algunas dudas de los servicios de validación de antecedentes.

Empecemos...

Mito: necesito tener previamente conocimientos informáticos y de programación para consultar antecedentes.

Verdad: Las consultas se generan de manera muy intuitiva y en dos pasos, ingresando el documento y dando clic al botón de consultar, de la misma manera que generas una consulta en un buscador, por ejemplo en Google.

Mito: las plataformas de validación de antecedentes pueden cambiar la información encontrada en los diferentes portales y páginas web.

Verdad: La información encontrada se puede presentar en varios formatos, sin embargo, las bases de datos de donde se extrae esta información se encuentran administradas por la mismas entidades que representan y son estos entes los únicos autorizados a actualizar la información.

Mito: no podré contratar a alguien que tenga hallazgos en las fuentes de antecedentes.

Verdad: en los reportes generados por las aplicaciones te puedes encontrar con hallazgos de diferentes fuentes, en el caso de Tusdatos.co estos hallazgos son clasificados como altos, medios bajos o informativos, teniendo en cuenta que la información encontrada no necesariamente tiene que ser negativa, ya que te puedes encontrar con certificados o reconocimientos relacionados al consultado.

Mito: las páginas de validación de antecedentes tienen información de bases de datos desactualizadas.

Verdad: puede que algunas empresas generen sus consultas en bases de datos precargadas, sin embargo, las empresas más destacadas en validación de antecedentes, como Tusdatos.co, realizamos la consulta en tiempo real, es decir, extrayendo la información actualizada en cientos de páginas web luego de dar clic en el buscador.

Mito: necesito mucha información de una persona para poder consultarla.

Verdad: las consultas de antecedentes se pueden generar con el número del documento de identificación. Recuerda que lo recomendable también es tener siempre la autorización del titular antes de realizar la consulta en la plataforma.

Mito: con un informe de antecedentes ya no es necesario consultar de nuevo las bases de datos. 

Verdad: es recomendable revisar periódicamente la situación actual de los terceros de nuestra compañía, solo de esa manera podemos estar informados de las nuevas actualizaciones de antecedentes registrados y así decidir si se continúan generando relaciones a largo plazo.

Mito: es necesario tener ingreso a todas las bases de datos conocidas para consultar a una persona.

Verdad: todo depende de la finalidad de tus consultas ya que en el caso que requieras cumplir temas de cumplimiento como la prevención de lavado de activos, ya se encuentran definidas la mayoría de las listas a validar, por otro lado si deseas validar antecedentes a tu personal puedes acceder a otro tipo de listas que pueden aportar información relevante al área de recursos humanos.

Mito: la información toma mucho tiempo en cargar.

Verdad: los sistemas sofisticados de validación pueden generar búsquedas en cientos de fuentes de antecedentes, extrayendo la información de cada una de ellas en menos de un minuto, como lo hacemos en Tusdatos.co.

Los beneficios de la tecnología nos continúan sorprendiendo con la manera en cómo simplifican los procesos que realizamos en el día a día y para el caso de la validación de antecedentes se ha comprobado que se disminuyen los tiempos en las búsquedas  ya que se entrega información unificada de cientos de fuentes y  en menos de un minuto.

Por lo anterior es importante conocer de primera mano las listas de fuentes que se requieren consultar y  la manera que los sistemas extraen la información que se presenta en los informes, ya que es fundamental tener información actualizada y en muchos casos es importante integrar a los informes las capturas de pantallas al momento de las búsquedas en los diferentes portales de antecedentes.

Si aún tienes dudas con el servicio o con las fuentes que debes validar, en Tusdatos.co te ofrecemos asesoría para que puedas seleccionar el plan de consultas más acorde a tu necesidad, para que así puedas conocer el estado actual de tus socios comerciales en menos de un minuto, reduciendo los riesgos en fraudes, lavados de activos, estafas o incumplimientos ante los entes de control  gubernamentales.